Career Boosters

Thúc Đẩy Nghề Nghiệp

Conducting Effective Meetings

Tổ Chức Những Cuộc Họp Hiệu Quả

Most employees really want to do a good job and they want to complete their work on time. So with this in mind, it would be helpful to make your meetings as efficient and productive as possible. The employees will appreciate it and realize that you are not wasting their time.  Here are some hints that will make your meetings more likeable by your employees.

Hầu hết các nhân viên thực sự muốn làm tốt công việc của mình và muốn hoàn thành công việc đúng thời hạn. Vì vậy, việc hiểu được điều này sẽ giúp bạn tổ chức các cuộc họp của bạn cách có hiệu quả tối ưu và hữu ích nhất. Các nhân viên sẽ đánh giá cao điều này và nhận ra rằng bạn không lãng phí thời gian của họ. Dưới đây là một số gợi ý sẽ giúp cho các nhân viên thích thú với những cuộc họp của bạn hơn:

1.     Begin the meeting on time. Resist the temptation to say that your meeting will begin at 9:45 in hopes that everyone will be there at 10:00. If you do this, you penalize the employee that gets there at the stated hour and you display a lack of respect for your employee’s time. Also, if you say the meeting starts at 3:00, then avoid the temptation to wait and start the meeting late just because all are not there in attendance yet. Again, if you start late, you penalize those who get there on time by displaying a lack of respect for their time.

Bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Đừng bao giờ bị cám dỗ để thông báo cuộc họp của bạn sẽ bắt đầu lúc 9:45 với hy vọng rằng mọi người sẽ có mặt lúc 10:00. Nếu bạn làm như vậy, bạn đang xử phạt những nhân viên có mặt đúng giờ và bày tỏ một sự thiếu tôn trọng thời gian của họ. Cũng vậy, nếu bạn thông báo cuộc họp bắt đầu lúc 3:00, sau đó tránh sự cám dỗ chờ đợi và bắt đầu cuộc họp trễ chỉ vì mọi người chưa có mặt đầy đủ như dự định. Một lần nữa, nếu bạn bắt đầu muộn, bạn đang xử phạt những người đến đúng giờ bằng cách bày tỏ một sự thiếu tôn trọng thời gian của họ.

2.     Send the meeting agenda beforehand to all who are to attend. List the items you want to discuss, state who will attend, give any helpful updates, and the intended results you hope to see from this meeting.

Gửi chương trình cuộc họp trước đến tất cả những người tham dự. Liệt kê ra những vấn đề mà bạn muốn thảo luận, thông báo những ai sẽ tham dự, đưa ra một vài thông tin cập nhật hữu ích, và các kết quả dự kiến bạn hy vọng sẽ nhìn thấy từ cuộc họp này.

3.     Only invite the people who need to attend. Again, out of respect for the time of others, you will only want those who absolutely need to attend. Also, the more who attend, the more likely those who really need to be there may not speak up with their ideas, the very people whose thoughts you desire to have as a part of the meeting.

Chỉ mời những người cần phải tham dự. Một lần nữa, vì tôn trọng thời gian của người khác, bạn sẽ chỉ muốn những người thật sự cần phải tham dự. Ngoài ra, càng có nhiều người tham gia, nhiều khả năng những người thực sự cần tham dự không thể nào bày tỏ ý kiến của họ, là những người mà ý tưởng của họ là điều bạn luôn mong muốn như là một phần của cuộc họp.

4.     Stay focused. You will find it helpful if you can appoint one trusted person (ahead of time) to help you stay focused on the agenda.

Giữ sự tập trung. Bạn sẽ thấy hữu ích nếu bạn có thể bổ nhiệm một người đáng tin cậy (trước buổi họp) để giúp bạn giữ sự tập trung vào chương trình của buổi họp.

5.     End the meeting on a positive note. You can do this by ensuring that everyone is fully informed and is clear about what actions they are to take and what is expected.

Kết thúc cuộc họp bằng một điểm chốt tích cực. Bạn có thể làm điều này bằng cách đảm bảo rằng tất cả mọi người đều được thông báo đầy đủ và rõ ràng về những công tác mà họ cần phải thực hiện và được mong đợi để thực hiện.  

6.     Follow up. Send an email to all who attended within 24 hours with a written summary of the decisions and expectations in such a way that you can hold people accountable.

Theo dõi. Gửi email đến tất cả những người tham dự trong vòng 24 giờ với một bản tóm tắt bằng văn bản về các quyết định và các yêu cầu và bằng cách đó bạn có thể mong đợi các nhân viên của mình chịu trách nhiệm trong việc thi hành những quyết định trên.

Productive meetings help create productive employees! 

Những cuộc họp hiệu quả giúp tạo ra những nhân viên hiệu quả!